La mejora continua de los procesos es un viaje interminable, pero el objetivo está claro: ser el mejor en lo que se hace. Tanto si es un profesional individual como si trabaja en una organización, la mejora continua de procesos puede ayudarle a alcanzar este objetivo. ¿Cómo lograr la mejora continua de procesos? He aquí algunos consejos aplicables a todos.12
Contenido
- Cómo lograr la mejora continua de procesos: Mejores prácticas
- ¿Qué es la mejora continua de los procesos?
- Visión, estrategia y objetivos
- Liderazgo Liderazgo
- Comunicación y cultura Comunicación y cultura
- Centrarse en las métricas
- Formación y educación Formación y educación
- La mejora continua de los procesos consiste en encontrar pequeñas formas de mejorar el trabajo diario.
- Conclusión: Cómo lograr la mejora continua de procesos
Cómo lograr la mejora continua de procesos: Mejores prácticas
¿Qué es la mejora continua de los procesos?
La mejora continua de los procesos es una forma de vida para muchas organizaciones. Se trata de hacer pequeños cambios para mejorar la forma en que se hace el trabajo, de un día para otro. La mejora continua de procesos (CPI) puede aplicarse a todas las áreas de su empresa: ventas, marketing y atención al cliente; fabricación; finanzas; recursos humanos; TI… ¡y la lista es interminable!
El objetivo de la CPI es reducir los costes, mejorar la calidad y reducir los residuos centrándose en tres áreas clave:
- El flujo de valor: la secuencia de pasos que intervienen en la producción de bienes o servicios que añaden valor para los clientes.
- Flujo de trabajo: cómo se realizan las tareas en cada paso del flujo de valor.
- Tecnologías de procesos: herramientas informáticas sofisticadas utilizadas por los trabajadores en cada paso para lograr mayores niveles de productividad.
Visión, estrategia y objetivos
El primer paso para lograr la mejora continua de los procesos es definir el problema antes de empezar a buscar una solución. En otras palabras, hay que saber para qué se trabaja antes de iniciar el camino.
El siguiente paso es fijar objetivos antes de iniciar cualquier proyecto o iniciativa. Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de esto: si no sabes adónde vas (o al menos tienes una idea), ¿cómo lo van a saber los demás? Aunque todos queremos que nuestros procesos y sistemas estén al día con la tecnología actual, es importante no dejarse llevar tanto por la búsqueda de nuevas herramientas que perdamos de vista nuestro verdadero objetivo: mejorar la atención al paciente a través de mejores formas de hacer las cosas.
No se preocupe por los objetivos de los demás: ¡pueden no coincidir con los suyos! En su lugar, céntrese en lo que más importa para su organización en este momento: sus propios objetivos y metas personales. Si estas dos cosas no coinciden, considere la posibilidad de revisarlas hasta que lo hagan (y asegúrese de que todos los demás también lo hagan).
Liderazgo Liderazgo
El liderazgo es la parte más importante de la mejora continua de los procesos. Se trata de tomar la iniciativa y hacer que las cosas sucedan. El liderazgo consiste en marcar la pauta para toda la organización, motivar e inspirar a los demás para que hagan su mejor trabajo.
Los líderes que quieran mejorar sus procesos deben empezar por hacerse algunas preguntas: ¿Cuáles son mis puntos fuertes? ¿En qué áreas podría mejorar? ¿Existen lagunas en mis conocimientos o habilidades que requieran atención? Una vez identificadas estas áreas, elabore un plan de acción para abordarlas a lo largo del tiempo y, a continuación, cúmplalo.
Comunicación y cultura Comunicación y cultura
La comunicación es clave para el éxito de cualquier programa de mejora continua. La forma en que se comunique con su equipo, ya sea por escrito o verbalmente, marcará la pauta de cómo las personas perciben sus funciones en la organización y su relación mutua.
La comunicación también puede ayudar a definir lo que significa la cultura para una organización. La cultura incluye todos los aspectos de cómo se hacen las cosas: valores, actitudes, creencias y comportamientos que se han transmitido de una generación a otra. De este modo, refleja el liderazgo a todos los niveles dentro de una organización porque demuestra cómo se comportan los líderes con el ejemplo cuando tratan con los demás a diario (o la falta de él).
Por ejemplo, si nos fijamos en los canales de comunicación dentro de una organización (ya sea a través de hilos de correo electrónico o conversaciones cara a cara), éstos pueden reflejar diferentes tipos de culturas dependiendo de cómo los utilicen los equipos de liderazgo:
Centrarse en las métricas
- La medición es el primer paso hacia la mejora continua.
- Las métricas deben ser relevantes para su negocio.
- Las métricas deben ser significativas y procesables, para que puedan ayudarle a impulsar mejoras en sus procesos y productos o servicios que beneficien a sus clientes y otras partes interesadas.
- Las métricas deben ser fáciles de recopilar, de modo que no requieran demasiado tiempo o esfuerzo por parte de los miembros del equipo que las recopilan cada día (o cada semana).
Formación y educación Formación y educación
La formación y la educación son importantes para la mejora continua. La formación debe ser continua y adaptarse a las necesidades de su organización. Para que un programa de formación tenga éxito, debe centrarse en lo siguiente:
- Crear un plan que sea específico para las metas y objetivos de su organización.
- Asegurarse de que todos los empleados saben lo que se espera que hagan tras completar las sesiones de formación (o si no saben lo que se espera de ellos).
- Proporcione los recursos adecuados para que los empleados puedan aprender nuevas habilidades fácilmente sin perder el tiempo probando cosas diferentes hasta que encuentren algo que les funcione lo suficientemente bien; esto incluye tanto el tiempo como el dinero gastado en la compra de los materiales necesarios para cualquier tarea concreta que realicen los trabajadores, como ordenadores/portátiles, etc.
La mejora continua de los procesos consiste en encontrar pequeñas formas de mejorar el trabajo diario.
La mejora continua de los procesos consiste en encontrar pequeñas formas de mejorar el trabajo diario. No se trata de grandes cambios drásticos que requieren años y mucho dinero. Se trata de las pequeñas cosas que marcan la diferencia cada día.
- Céntrate en las cosas que más te importan: ¿Cuáles son las partes más importantes de tu trabajo? ¿Hay que mejorarlas? Si es así, ¿cómo puedes hacerlo mejor la próxima vez?
- Concéntrate en las cosas que tendrán mayor impacto: ¿Existen procesos o sistemas en el trabajo que podrían mejorarse ahora mismo y que supondrían una diferencia inmediata si se aplicaran correctamente (y de forma coherente)? En caso afirmativo, ¿cómo serían esas mejoras y cómo afectarían a las vidas de los miembros de tu equipo para mejor?
Conclusión: Cómo lograr la mejora continua de procesos
La mejora continua de los procesos es una forma de vida en su empresa. Usted quiere seguir mejorando y encontrando formas de hacer mejor las cosas, porque así es como mantiene su competitividad en el mercado. La buena noticia es que no se necesita mucho tiempo ni dinero, sólo algo de compromiso organizativo y dedicación por parte de todos los implicados en el proceso.
