Cómo desarrollar habilidades organizacionales efectivas

La capacidad de organizar su trabajo y hacer las cosas es una de las habilidades más importantes que puede tener en el trabajo. Conocer cómo desarrollar habilidades organizacionales es crucial para ser más competitivo. Ser organizado te ayudará a completar proyectos de forma eficiente y eficaz, mejorará tus habilidades de gestión del tiempo y te hará más eficaz no sólo en tu trabajo actual, sino también en las entrevistas para futuros puestos. En este post, compartiremos algunos consejos sobre cómo mejorar tus habilidades organizativas en el trabajo, incluyendo la creación de un sistema eficaz de gestión del correo electrónico y la creación de recordatorios para tareas recurrentes.

Cómo desarrollar habilidades organizacionales efectivas

Organizar listas de tareas.

Las listas de tareas pendientes son una forma estupenda de llevar un registro de tus tareas, pero también pueden ayudarte a mantenerte organizado asegurándote de que cada tarea está contabilizada y priorizada. Para que tu lista de tareas sea eficaz, sigue estas pautas:

• Que sea corta y manejable. No cree una lista exhaustiva en la que cada elemento tenga su propio subapartado con aún más subapartados; esto sólo le abrumará. En lugar de eso, céntrate en dividir las tareas más grandes en otras más pequeñas para que cada paso te parezca alcanzable en lugar de abrumador.
• Utiliza un sistema que te funcione, ¡y cíñete a él! Si un método no funciona tan bien como otros en términos de productividad o eficacia (o ambas cosas), prueba con otro hasta que encuentres uno que te convenza tanto a ti como a otras personas que puedan utilizarlo también (si procede).

Prueba un sistema de gestión de proyectos.

Si busca una forma de gestionar mejor su tiempo y sus tareas, un sistema de gestión de proyectos puede ser la respuesta. Un sistema de gestión de proyectos es una herramienta en línea que permite a los usuarios organizar sus proyectos, tareas y plazos en un solo lugar. Estos sistemas pueden ser utilizados por individuos o equipos que trabajan en varios proyectos a la vez (y a menudo incluyen herramientas de colaboración). Desarrollar tus habilidades organizacionales te harán más exitoso.

Es importante que elijas el que mejor se adapte a tus necesidades: no todos los programas ofrecen las mismas funciones o flujos de trabajo. A la hora de decidir qué programa le conviene más:

• Considera si existen limitaciones en cuanto a compatibilidad de plataformas (por ejemplo, Mac frente a PC).
• Asegúrate de que tienen una base de usuarios activa para que siempre haya asistencia disponible en caso necesario.
• Consulta las opiniones de otros usuarios que hayan probado productos similares antes de tomar una decisión sobre el software que más te conviene”.

El secretos para desarrollar habilidades organizacionales

Crear recordatorios para tareas recurrentes.

Además de utilizar un calendario o una lista de tareas para recordar tareas recurrentes, también puedes establecer recordatorios en una aplicación de tu teléfono. Por ejemplo, si tienes un evento importante todos los miércoles a las 9:00 de la mañana y necesitas acordarte de llevar algo contigo, utiliza la aplicación Recordatorios en iOS o Google Keep (Android) como sistema de recordatorio.

También puedes utilizar cuadernos físicos y pizarras para este fin. Por ejemplo

• Anota las tareas recurrentes en tu agenda diaria para que sean más fáciles de ver por otras personas que compartan el mismo espacio contigo (si procede) más adelante en el día, cuando vuelvan a la oficina después de la pausa para comer o después de ocuparse de otros asuntos fuera del horario laboral (por ejemplo, ir a hacer la compra). Así te aseguras de que todo el mundo esté al día de lo que hay que hacer la semana que viene, para que no haya sorpresas.

Mantén una lista maestra de ideas.

El primer paso para crear un sistema de organización es elaborar una lista maestra de ideas. Para ello puedes utilizar una base de datos, una hoja de cálculo u otra herramienta que te ayude a llevar un registro de tus ideas y tareas. La clave es mantenerla actualizada y asegurarse de que la información que contiene es exacta; si algo cambia o se borra de la lista por accidente, tendrás problemas para priorizar adecuadamente más adelante.

Para garantizar la precisión y la exhaustividad al introducir nuevas tareas en la base de datos (o en la herramienta que utilices), añade notas que indiquen por qué es necesario realizar cada tarea: “Llamar por el seguro del coche” o “Enviar un correo electrónico a un cliente sobre una factura que vence la semana que viene”. El desarrollar habilidades organizacionales permite garantizar mas productividad y efectividad en tus funciones.

Utiliza herramientas que te ayuden a controlar tu trabajo en curso.

Existen varias herramientas que le ayudarán a gestionar su trabajo en curso. La más utilizada es la lista de tareas, que te permite hacer un seguimiento de lo que has hecho, estás haciendo y piensas hacer en el futuro.

Utilizar este método te ayudará a asegurarte de que no se te olvida nada (lo cual es especialmente importante si trabajas con varios proyectos). También puedes considerar el uso de una aplicación como Trello o Asana si tiene sentido para tu situación particular; estos programas permiten a los usuarios crear tableros donde pueden crear listas basadas en tareas individuales o categorías (como “por hacer” o “hecho”). Esto permite a los usuarios más flexibilidad que los métodos tradicionales de lápiz y papel, al tiempo que les proporciona todos los beneficios mencionados anteriormente.

Crear un sistema eficaz de gestión del correo electrónico.

• Crear un sistema eficaz de gestión del correo electrónico.
• Utilice carpetas y reglas para organizar sus mensajes.
• Cree una carpeta separada para los mensajes importantes, como los que requieren una acción o respuesta por parte de otras personas.
• Utiliza etiquetas para clasificar los mensajes, como “acción”, “referencia” o “en espera”. Las etiquetas facilitan la búsqueda de tipos específicos de información en tu bandeja de entrada, ¡para que no tengas que desplazarte por todo tu correo cada vez que quieras algo de él! También permiten a los usuarios de distintas plataformas (como dispositivos móviles) acceder a la misma información sin tener que almacenar varias copias localmente en cada dispositivo.

Haz que las actas de las reuniones sean fáciles y accesibles para todos.

Las actas de reuniones son cruciales para desarrollar habilidades organizacionales. Hay dos formas principales de hacerlo: utilizando un sistema basado en la nube o haciendo que alguien tome notas durante la reunión. Si eliges la primera opción, asegúrate de que todo el mundo pueda acceder a las actas para actualizarlas lo antes posible. Además, asegúrate de que sean fáciles de leer para todos, y no sólo para los que han recibido formación sobre cómo utilizarlas.

Si decides tomar notas tú mismo durante las reuniones, presta atención no sólo a lo que se ha dicho, sino también a cómo se ha dicho (por ejemplo, el tono de voz).

Desarrollar mejores habilidades organizativas te hará más eficiente, productivo y realizado en el trabajo.

Las habilidades organizativas son importantes para el éxito. Son un conjunto de hábitos que puedes desarrollar y que te ayudarán a ser más productivo, eficiente y realizado en el trabajo.

Desarrollar mejores habilidades organizativas te hará más eficiente, productivo y realizado en el trabajo.

Conclusión: ¿cómo desarrollar habilidades organizacionales?

Organizar el trabajo es una parte importante del éxito de un empleado. Si eres capaz de organizarte, podrás ser más eficiente y productivo en tus tareas cotidianas. Esperamos que estos consejos te hayan dado algunas ideas sobre cómo gestionar mejor tu tiempo y tus tareas para que no se acumulen unas sobre otras.