¿Estás preparado para negociar? Conoce los factores internos y externos que pueden afectar tu estrategia y aprende a manejarlos con éxito.
La negociación implica intercambiar información, intereses y valores entre las partes en un intento por llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes involucradas. Una negociación exitosa a menudo conduce a la satisfacción mutua de todos los involucrados.
Las negociaciones internas se refieren a aquellas que se llevan a cabo dentro de una organización y deben preceder a las externas, pero a menudo son más desafiantes de lo esperado.
Una razón clave por la que una negociación interna podría fracasar es no reconocer y apreciar los intereses individuales y a veces conflictivos de cada parte.
Contenido
Factores internos y externos de la negociación
1. Personalidad
La negociación a menudo es un proceso incómodo. Los factores de personalidad desempeñan un papel integral en esto, ya sea que seas introvertido, extrovertido o tengas metas aspiracionales fuertes; tu personalidad tiene un efecto directo en cómo negocias de manera efectiva.
El primer factor de personalidad implica tu tendencia a buscar situaciones que se ajusten a tus comportamientos preferidos; esto se conoce comúnmente como autoselección. El segundo factor de personalidad se refiere a cómo ciertos aspectos de un entorno de negociación pueden activar características individuales específicas: se ha establecido desde hace mucho tiempo un enfoque conocido como teoría de la activación de rasgos en la literatura.
Por último, tu tercer factor de personalidad involucra tus motivaciones durante las negociaciones: ya sea satisfacer las necesidades de afiliación con los interlocutores o alcanzar objetivos de dominación a través de tácticas de dominación es lo que finalmente guía la elección de estrategia y la fortaleza de implementación.
Como parte de tu personalidad, responder al comportamiento de los demás también es un aspecto integral. Mucha investigación en el pasado se ha centrado en este aspecto, específicamente en cómo respondemos entre nosotros.
Mucha investigación se centró en aprender mucho sobre posibles socios a partir de sus comportamientos iniciales durante las negociaciones, como la rapidez con la que resuelven problemas o la intensidad de las expresiones faciales; tales impresiones iniciales pueden influir en tu enfoque, pero no siempre son reflejo de futuras discusiones.
Investigaciones recientes sobre la personalidad en la negociación han destacado los efectos indirectos de las diferencias individuales. Por ejemplo, un estudio reciente se centró en igualar los rasgos interpersonales entre los socios de negociación y se determinó en función de cómo percibes los motivos tanto de tu contraparte como de los tuyos en términos de alineación de motivos (Wilson et al., 2016). Puedes asumir que tu socio más afable busca metas similares o esperar que busquen resultados justos en sus negociaciones según factores como su género, edad o cultura (Wilson et al., 2016).
2. Información
Adquirir y analizar información son partes integrales de las negociaciones. Todas las partes involucradas deben comprender sus posiciones y las opciones potenciales de acuerdo, al tiempo que son conscientes de las restricciones impuestas a su autoridad, lo que podría afectar los resultados del acuerdo. No es infrecuente que los negociadores realicen concesiones para las que no tienen autoridad para dar seguimiento; esto puede provocar que las negociaciones se rompan, ya que las partes ya no pueden confiar en los acuerdos alcanzados durante las conversaciones.
Una negociación efectiva requiere la capacidad de anticipar posibles contraofertas de ambas partes involucradas, lo cual requiere un nivel de inteligencia que a menudo no está al alcance de las personas promedio. Los negociadores exitosos deben estudiar a sus oponentes y anticipar lo que es probable que ofrezcan, elaborar planes de contingencia y calcular todos los posibles escenarios para tener más confianza en las mesas de negociación.
Las negociaciones internas pueden parecer más fáciles que las externas, pero esto a menudo no es el caso. Internamente, es probable que los colegas tengan objetivos y prioridades conflictivos; sus recompensas pueden diferir de los objetivos de su organización; además, las necesidades personales pueden diferir significativamente.
También existe el riesgo de que las negociaciones se lleven a cabo sin procesos adecuados de planificación, ejecución y evaluación; esto conduce a muchos errores costosos cometidos en las mesas de negociación debido a que los negociadores no se preocupan lo suficiente por la preparación y revisión de los resultados de las negociaciones anteriores.
Los negociadores deben entender cómo leer el lenguaje corporal y el tono de voz de su contraparte durante las negociaciones, evaluar las motivaciones de sus contrapartes, entender el silencio como un arma poderosa contra los intentos de manipulación de los oponentes, así como ser pacientes, amables, ingeniosos y tener la capacidad de manejar las emociones de manera efectiva.
3. Escenarios
La negociación es un esfuerzo arriesgado que presenta a las partes diversos escenarios: algunos pueden ser conflictivos y competitivos, mientras que otros requieren trabajo en equipo para llegar a una solución amigable que beneficie a todos. A veces, incluso puede ser necesario alejarse de un acuerdo que no satisfaga ni tus objetivos ni los de otra parte, lo que hace que establecer metas claras y expectativas sea un requisito absoluto para negociaciones exitosas.
Como parte de las negociaciones, también es esencial conocer a tu audiencia. Las diferentes culturas tienen reglas distintas sobre cómo interactúan en las mesas de negociación; relatos de todo el mundo muestran que los latinoamericanos suelen mostrar sus emociones al hablar con contrapartes extranjeras, mientras que los japoneses y otros asiáticos tienden a guardar sus sentimientos para sí mismos. Es vital que tengas en cuenta estas diferencias y ajustes tu estilo de negociación en consecuencia.
Prepararse para negociar requiere una investigación exhaustiva de datos, hechos, tendencias, estudios, cálculos y proyecciones que brinden información relevante sobre ambas partes. Hacer esto permite que los negociadores determinen sus fortalezas y debilidades, así como las de la parte contraria; cuanto más informado esté un negociador, más persuasivos serán sus argumentos.
Como parte de tus preparativos para las negociaciones, puede ser útil escribir los objetivos y metas de ambas partes; esto permitirá que los negociadores se mantengan enfocados durante el proceso y eviten cometer errores costosos.
Las palabras utilizadas durante las negociaciones también desempeñan un papel significativo en su resultado. Usar un lenguaje diplomático y evitar declaraciones inflamatorias ayudará a mantener bajo control las tensiones y evitará que estas aumenten aún más.
Los negociadores deben evitar hacer preguntas directas que pongan a la otra parte a la defensiva; las preguntas abiertas que invitan al diálogo podrían ser más fructíferas en este caso. Por último, los negociadores siempre deben estar dispuestos a alejarse pacíficamente si las tensiones escalan demasiado; forzar un acuerdo puede resultar en resultados lamentables más adelante.
4. Entorno
Conocer ciertos factores externos es primordial para lograr buenos resultados al negociar. Esto incluye las condiciones económicas de una región, el contexto político o, incluso, los tipos de cambio. Otros detalles como el surtido de servicios/productos disponibles o la fiabilidad del compromiso asumido también entran en juego. Ser consciente de estas influencias externas y aprender a manejarlas permitirá que un negociador tenga éxito.
La organización es otro aspecto esencial de una negociación exitosa. Algunas culturas priorizan el logro individual sobre el éxito del equipo, alentando a las personas a actuar de manera autónoma durante las negociaciones. Otras culturas valoran más la colaboración y el trabajo en equipo, y pueden alentar a las personas a comprometerse por el bien del grupo; estas diferencias pueden causar malentendidos que detengan las negociaciones por completo.
Una razón por la que las negociaciones internas a menudo se estancan es la falta de preparación. Una persona de ventas o el presidente de un sindicato, por ejemplo, podría pasar semanas o meses planificando negociaciones con clientes o socios contractuales externos a su organización; sin embargo, cuando su jefe les pide reunirse y discutir nuevos proyectos o contratos dentro de su organización, muchos lo ven simplemente como otra reunión de negocios que no requiere mucha preparación con anticipación.
Una de las principales cosas a tomar en cuenta durante una negociación internacional es cómo se exhiben las emociones. A menudo hay estereotipos o asunciones sobre la actitud de algunos, como los latinoamericanos que parecen pasivos o los japoneses con temperamento fuerte; sin embargo, estas creencias son generalmente inexactas, ya que la norma cultural determina cuándo deben mostrarse ciertas actitudes para alcanzar los mejores resultados.
Por lo tanto, para entender las reglas del juego es importante prestar atención a cómo actúan los demás y luego adaptar la propia conducta en consecuencia.
Las relaciones laborales en los negocios siempre están cambiando; los rivales de ayer pueden convertirse en clientes o socios mañana, especialmente para las organizaciones que utilizan equipos interfuncionales para proyectos complejos. Los negociadores deben tener en cuenta esta dinámica en constante cambio al elaborar estrategias de negociación internas y externas.
Conclusión de Factores internos y externos en la negociación
Tanto los factores internos y externos desempeñan un papel crucial en el proceso de negociación. Los factores internos, como la personalidad, la información y los escenarios, afectan directamente la forma en que los negociadores se comportan, toman decisiones y logran acuerdos satisfactorios. Por otro lado, los factores externos, como el entorno y la cultura, influyen en las condiciones y restricciones en las que se llevan a cabo las negociaciones.
Reconocer y comprender estos factores, tanto dentro como fuera de la organización, es fundamental para el éxito de las negociaciones. Los negociadores deben ser conscientes de sus propias personalidades y motivaciones, así como de las de sus contrapartes. Además, deben estar bien informados y preparados, comprendiendo el entorno económico, político y cultural en el que se desarrollan las negociaciones.
La gestión efectiva de los factores internos y externos requiere habilidades de comunicación, adaptabilidad y capacidad de análisis. Los negociadores exitosos deben ser capaces de leer el lenguaje corporal, interpretar las motivaciones de las partes involucradas y ajustar su enfoque según las circunstancias. Además, deben tener la capacidad de establecer metas claras, manejar las emociones y tomar decisiones estratégicas basadas en la información disponible.
En resumen, comprender y gestionar los factores internos y externos de la negociación es esencial para lograr acuerdos mutuamente beneficiosos. Al considerar estos elementos, los negociadores pueden aumentar sus posibilidades de éxito al abordar los desafíos y aprovechar las oportunidades que surgen durante el proceso de negociación.
