Registro de entradas y salidas con un Formato: control de inventarios

En esta sección, aprenderá a registrar las ventas utilizando QuickBooks Desktop. El registro de entradas y salidas con un formato previamente diseñado es crucial para llevar un control de inventario adecuado. Las ventas se registran a través de facturas, que son un resumen de todos los productos y servicios vendidos en una transacción. Para registrar las ventas, debe introducir la información de una factura en los cuadros de la ventana Factura. Los campos que rellene dependerán de si su empresa vende artículos de inventario o servicios. También puede utilizar esta pantalla para contabilizar devoluciones, descuentos o impuestos deducidos de una factura, que reducirán el importe anterior en sus cantidades correspondientes.

Registro de entradas y salidas con un Formato: control de inventarios

Introducción

Para registrar la recepción de bienes y servicios, utilice un formato similar al siguiente:

• Fecha (si procede) – Puede omitir este dato si utiliza un sistema automatizado que asigna automáticamente una fecha a cada transacción. Si registra las transacciones manualmente, es importante que introduzca la fecha exacta en la que se produjeron.
• Nombre del proveedor – El nombre del proveedor que vendió o suministró bienes o servicios a su empresa.
• Cantidad – ¿Cuántas unidades se compraron?
• Precio unitario – ¿Cuánto se pagó por unidad?
• Importe del descuento (si procede) – Este dato es opcional; inclúyalo sólo si se concedió algún tipo de descuento por pago anticipado o total, etc.

Registro de entradas y salidas con un Formato Siga los siguientes pasos para registrar ventas.

• Haga clic en la pestaña “Recibos” y, a continuación, en “Nuevo recibo”.
• Seleccione el artículo en el menú desplegable e introduzca su precio en moneda (si procede).
• En la columna “Cantidad”, introduzca cuántas unidades de este artículo en concreto se vendieron durante esta transacción (si procede). El programa rellenará automáticamente el resto de los campos basándose en la información introducida en otras áreas de su hoja de cálculo o base de datos, como Excel o Access, que veremos la semana que viene.
• Haga clic en Aplicar una vez que todos los campos estén completos para que esta transacción se convierta en permanente dentro de sus registros de inventario. Esta transacción está directamente relacionada con un artículo del inventario, pero no lo afecta directamente; en cambio, afecta cuánto dinero se recibió por la venta de esos artículos, que podría destinarse a pagar a los deudores que, de otro modo, esperarían el pago poco después de tomar su decisión de compra hoy.

Paso 1. Seleccione Ventas en el menú principal.

Para acceder a la pantalla de Ventas, seleccione Ventas en el menú principal. El menú principal es la primera pantalla que aparece al iniciar el programa y contiene opciones como Facturación, Compras y Control de Inventario. El registro de entradas y salidas es crucial para gestionar inventarios correctamente.

Para abrir este menú rápidamente, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier elemento de su lista de inventario (o en cualquier otro lugar de su ordenador) y, a continuación, seleccione Abrir/Cerrar Menús.

Paso 2. Introduzca el número de factura y la fecha.

Introduzca el número de factura y la fecha. El programa rellenará automáticamente el resto de los campos.

Haga clic en Aplicar para guardar la transacción de forma permanente en sus registros de inventario.

Paso 3. Introduzca el total de la factura.

Introduzca el total de la factura. El programa rellenará automáticamente el resto de los campos. Haga clic en Aplicar para registrar el cambio o en Cancelar para volver a la pantalla en blanco.

Paso 4. Haga clic en Aplicar para guardar esta transacción de forma permanente en sus registros de inventario.

Tenga en cuenta que esta transacción está directamente relacionada con un artículo de stock y afectará automáticamente a la disponibilidad de stock en ese artículo. También puede utilizar esta pantalla para contabilizar devoluciones, descuentos o impuestos deducidos de una factura, lo que reducirá el importe anterior en sus cantidades correspondientes. Más adelante indicaremos algunos consejos para diseñar un formato para el registro de entradas y salidas.

Ahora que ha completado esta transacción, puede utilizar la pantalla de Control de Inventario para ver los detalles de sus transacciones de inventario y cómo afectan a sus niveles de existencias. Para acceder a ella

• Vaya a Configuración > Control de Inventario en la barra de menú principal en la esquina superior izquierda de su pantalla..
• 2. Haga clic en cualquier artículo cuya cantidad haya cambiado como resultado de esta transacción. Se abrirá una vista ampliada que mostrará todos los artículos relacionados con ese producto concreto.

Diseño de un formulario para el registro de entradas y salidas

Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a diseñar un formato para registrar las entradas y salidas de inventario:

Encabezado: Incluir un encabezado en la parte superior del formato con información clave, como el nombre de la empresa, dirección, número de contacto y la fecha del registro.

Categorías de productos: Divide el formato en secciones o categorías para organizar los diferentes tipos de productos. Por ejemplo, puedes tener una sección para los productos electrónicos, otra para los productos de consumo, etc.

Columnas de información: Crea columnas para recopilar información importante. Algunos datos útiles pueden ser el nombre del producto, el código, la descripción, la cantidad actual en stock, las unidades de medida, el costo por unidad, etc.

Columnas de entradas y salidas: Añade columnas separadas para registrar las entradas y salidas de inventario. Esto te permitirá llevar un registro exacto de las cantidades que ingresan y salen de tu inventario. Puedes incluir también una columna para ajustes o correcciones.

Fecha y responsable: Asegúrate de incluir una columna para ingresar la fecha de la transacción y otra para registrar el nombre o el identificador del responsable de la operación.

Totales: Agrega filas o columnas adicionales para calcular los totales de las entradas y salidas de inventario. Esto te permitirá realizar un seguimiento y análisis más sencillo de los cambios en el stock.

Espacio para observaciones: Dedica un área en el formato para incluir observaciones adicionales o notas relevantes relacionadas con cada entrada o salida de inventario.

Conclusión: Registro de entradas y salidas con un Formato

Recuerda que el diseño exacto del formato puede variar según tus necesidades y preferencias. Lo más importante es que sea claro, fácil de usar y permita un registro detallado y preciso de las transacciones de inventario.