Descubre las 5 etapas de la administración de proyectos y cómo aplicarlas para lograr el éxito en tus proyectos. ¡Lee este artículo ahora!
La administración de proyectos es el proceso de planificación y control del trabajo necesario para alcanzar objetivos específicos. El proceso de gestión de proyectos puede dividirse en cinco pasos:
Contenido
Las 5 etapas de la administración de proyectos
1. Definición
La gestión de proyectos es una disciplina que se centra en organizar y facilitar la ejecución satisfactoria de un proyecto. Implica establecer objetivos, definir requisitos, crear un plan para alcanzarlos, hacer un seguimiento de los avances con respecto al plan y hacer los ajustes necesarios sobre la marcha.
Los gestores de proyectos se encargan de gestionar todos los aspectos de un proyecto, incluidos el establecimiento de presupuestos, la planificación de plazos, la asignación de recursos y funciones, la comunicación de actualizaciones a las partes interesadas y la resolución de conflictos entre departamentos o equipos que trabajan en distintos aspectos del mismo proyecto (o en proyectos que se solapan). ¡También pueden contratar consultores cuando sea necesario para realizar tareas especializadas, como diseñar soluciones de software o crear prototipos desde cero en lugar de comprar opciones ya disponibles en tiendas como Amazon Prime Now!
2. Planificación
La planificación del proyecto es el primer paso de cualquier proceso de gestión de proyectos. En esta fase se define el problema y se empieza a buscar una solución. Es importante que fije objetivos antes de empezar el proyecto para poder medir su éxito o fracaso.
La fase de planificación incluye la definición de lo que hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y cuánto tiempo/dinero/recursos se necesitarán para completar cada una de las tareas enumeradas en sus objetivos (o meta). No tiene que preocuparse por los objetivos de los demás, siempre y cuando los suyos sean lo suficientemente claros como para que entiendan lo que deben hacer dentro de sus propias áreas de responsabilidad, al tiempo que contribuyen a la consecución de los suyos.
Asegúrese de que todas las partes interesadas están de acuerdo con los objetivos o metas establecidos en esta fase antes de pasar a la siguiente, ya que sin el consenso de todas las partes implicadas, cualquier paso posterior puede conducir por caminos equivocados, lo que puede dar lugar a un esfuerzo inútil o a pérdidas por no poder cumplir la promesa realizada anteriormente debido a la falta de recursos disponibles en el momento en que se hizo la promesa.
3. Ejecución
La fase de ejecución es donde se realiza el trabajo. El gestor de proyectos es responsable de garantizar que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, lo que puede suponer un reto porque en esta fase del proyecto intervienen muchas variables.
El primer paso en este proceso consiste en asignar tareas a los miembros del equipo y supervisar su progreso a medida que las completan. Si un miembro del equipo no rinde bien, será sustituido por otro que haya demostrado una mayor capacidad para realizar tareas similares en el pasado.
4. Controlar Controlar
El control es el proceso de seguimiento y medición de los resultados del proyecto. También es el proceso de determinar si el proyecto está cumpliendo sus objetivos. Por último, el control garantiza que todo el trabajo del proyecto va por buen camino para cumplir su fecha de finalización prevista.
El control puede adoptar muchas formas:
- Reevaluación de los planes a la luz de nueva información.
- Revisión de los informes de progreso de los miembros del equipo o los proveedores
5. Cerrar
Cierra el proyecto. Una vez finalizado un proyecto, es importante cerrar los detalles y asegurarse de que todo está en orden antes de pasar a la siguiente tarea. Esto puede ser tan sencillo como limpiar cualquier cabo suelto y asegurarte de que todo está listo para que otra persona (o tú mismo) se haga cargo.
Análisis minucioso de lo que ha ido bien y mal en este proyecto concreto. También es importante analizar lo que funcionó bien durante tu trabajo en este proyecto, para saber qué enfoques funcionarán mejor en futuros proyectos, y cuáles necesitan mejoras. Documentar estos hallazgos te ayudará a tenerlos a mano cuando los necesites más adelante.
Compartir la información con otras personas que puedan beneficiarse de aprender cómo sus propios proyectos podrían beneficiarse de la incorporación de algunas ideas de las tuyas en los suyos; esto podría incluir compañeros de trabajo en otras empresas dentro de tu industria o incluso sólo amigos y miembros de la familia que podrían encontrarse trabajando en tipos similares de tareas algún día. Nunca se sabe quién puede encontrarse con información como la tuya algún día (sobre todo porque las redes sociales permiten que el contenido esté disponible en redes enteras), así que asegúrate de que todo el mundo tenga acceso a ella siempre que sea posible :).
Conozca las 5 etapas de la gestión de proyectos
- Las 5 fases de la gestión de proyectos son la planificación, la ejecución, el control, el cierre y la revisión.
- Comprender cada una de estas fases es importante para ser un gestor de proyectos eficaz.
Conclusión de las 5 etapas de la administración de proyectos
Las 5 etapas de la administración de proyectos es un proceso complejo, pero puede dividirse etapas básicas: definición, planificación, ejecución, control y cierre. Cada etapa tiene sus propios objetivos y actividades que deben completarse antes de pasar a la siguiente. El primer paso en la gestión de proyectos es definir lo que hay que hacer, lo que implica crear un esquema de las tareas necesarias y determinar cuánto tiempo llevará cada una (especialmente importante si hay varias personas implicadas). Una vez recopilada esta información en lo que se denomina “diagrama de actividades”, resulta más fácil para todos los implicados en el proyecto (incluidos los gestores) comprender en qué punto se encuentran en cada momento de la fase de ejecución.”
