El concepto de mejora continua es sencillo: es el acto de esforzarse constantemente por mejorar sus procesos y prácticas. Pero aplicarlo correctamente no siempre es fácil. Para ayudarle a empezar, hemos elaborado esta guía que explica cómo funciona la mejora continua y le guía a través de cada paso del proceso.
Guía Completa de Mejora Continua de Procesos
¿Qué es la mejora continua?
La mejora continua es el proceso de introducir pequeños cambios en un proceso o producto. Estas mejoras se basan en los comentarios de clientes, empleados y otras partes interesadas. Por ejemplo, si está fabricando una funda para iPhone, puede darse cuenta de que sus clientes quieren más colores disponibles. Para atender esta petición, podría cambiar su proceso de fabricación de modo que le resulte más fácil producir fundas en diferentes colores y luego añadir esas opciones cuando los clientes pidan sus fundas por Internet.
La mejora continua no es algo que ocurre una sola vez al principio de un proyecto, sino que continúa a lo largo de todas las fases de desarrollo (y más allá). En esto se diferencia de los procesos empresariales tradicionales, como Six Sigma o la fabricación ajustada, que se centran en proyectos específicos en lugar de ser una iniciativa continua dentro de una organización.
Desglose de los pasos de la mejora continua
- Identificar oportunidades de mejora.
- Determinar cómo se medirá la mejora.
- Implantar los cambios de mejora del proceso y medir los resultados, documentándolos en un informe o formato de presentación, según las necesidades y requisitos de su organización.
Paso 1: Identificar las oportunidades de mejora
El primer paso en la mejora continua de procesos es identificar las oportunidades de mejora. Para ello, hay que tener en cuenta las metas y objetivos de la organización, sus recursos y capacidad, sus procesos actuales y sus clientes.
Considere las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos de su organización? ¿Qué quiere conseguir en los próximos uno o dos años? ¿Cómo afectarán estos objetivos a su forma de hacer negocios?
- ¿Hay algún cambio en la tecnología que pueda alterar la forma de hacer las cosas en el trabajo (por ejemplo, la computación en nube)? En caso afirmativo, ¿qué efecto tendrá en su capacidad para mejorar los procesos ahora frente a más adelante?
- ¿Está ocurriendo algo fuera del trabajo (por ejemplo, cambios en las leyes) que pueda afectar a cómo hacemos las cosas en el trabajo y, por tanto, a nuestra capacidad para mejorar los procesos ahora frente a más adelante?
Paso 2: Determinar cómo se medirá la mejora
Una vez que haya determinado lo que quiere mejorar, es hora de determinar cómo medirá la mejora.
Por ejemplo, si su empresa quiere aumentar el índice de satisfacción de sus clientes en un 5%, entonces necesita saber lo que eso significa en términos de dólares reales u otras métricas. Del mismo modo, si quieren que el índice de moral de sus empleados aumente un 10%, entonces necesitan tener una idea de lo que significa “aumentar” en términos de puntuaciones de compromiso de los empleados (y si esas cifras están disponibles). La mejora continua de procesos permite a las empresas convertirse en más rentables.
Paso 3: Implantar cambios
Una vez identificados el problema y la solución, es hora de ponerse manos a la obra. En este paso, tendrá que dividir la solución en partes más pequeñas para que sean más manejables y fáciles de aplicar. A continuación, elabore un plan para poner en práctica cada parte de su plan de mejora. Por último, ¡ponga en marcha esos planes!
Una vez completados con éxito todos estos pasos (y verificados mediante mediciones), documente lo que ha funcionado bien en su iniciativa de mejora de procesos para que otros equipos puedan utilizar tácticas similares cuando mejoren sus propios procesos en futuros proyectos.
Paso 4: Medir los resultados y documentarlos
Mida los resultados de sus esfuerzos de mejora.
- Mida el rendimiento de cada paso del proceso en relación con su norma. Utilice estas mediciones para identificar oportunidades de mejora y realizar los ajustes necesarios.
- Documente sus conclusiones en un informe de mejora del proceso, que incluya los datos de su análisis y recomendaciones para mejorar el flujo general del proceso (o identificar nuevos procesos). El propósito de esta documentación es doble: le ayuda a hacer un seguimiento de lo que ha hecho hasta ahora y sirve como punto de referencia fácil para otros que quieran aprender de su experiencia o basarse en lo que ha aprendido hasta ahora.
Procesos a lo largo del tiempo
La mejora continua permite a las empresas mejorar sus procesos a lo largo del tiempo, en lugar de sólo a intervalos anuales. La mejora de procesos es un ciclo continuo de identificación de problemas, análisis y desarrollo de soluciones. Implica a todos los miembros de una organización que trabajan juntos para identificar formas de mejorar las cosas para los clientes o las partes interesadas internas mediante la mejora de la eficiencia y la eficacia en todos los aspectos del proceso empresarial.
Conclusión
La mejora continua es una parte importante de cualquier empresa, pero puede ser difícil de aplicar. La clave está en asegurarse de que su empresa tiene la mentalidad adecuada para la mejora continua y, a continuación, seguir los pasos necesarios para alcanzar sus objetivos.
