El recibo de almacén es un documento que confirma la recepción de mercancías en su almacén para su almacenamiento, venta o cualquier otro fin. Se deben registrar las entradas y salidas de almacén en formato. Suele emitirlo el vendedor y puede recogerlo el comprador en el momento de recibir la mercancía de usted, que quiere conservarlo como prueba de la recepción. O simplemente el formato de entradas y salidas es interno de la empresa para llevar un correcto control de inventarios.
Guía Completa de Entradas y Salidas de Almacén en Formato
Recepción y depósito
El recibo y el depósito son el primer paso en el proceso de recepción en almacén. Un vendedor que ha enviado mercancías a un comprador recibe un recibo del almacén, que indica que el almacén las ha recibido y que están en buenas condiciones. A continuación, el vendedor deposita este documento en su banco, que emite un cheque a nombre del titular de la cuenta del comprador (es decir, usted).
Debe registrar todas las entradas y depósitos en su libro mayor utilizando el formato adecuado para cada entrada.
Emisiones y devoluciones
Para gestionar el inventario, las empresas necesitan hacer un seguimiento de las mercancías que han recibido y emitido. Las entradas registran la fecha y hora en que un envío llega a un almacén, mientras que las salidas registran cuándo los artículos salen del almacén. Las entradas y salidas también se utilizan para registrar los movimientos entre ubicaciones: si tiene varios almacenes en todo el país o incluso en todo el mundo, puede que necesite saber dónde estaba almacenado cada artículo en un momento dado para poder devolverlo si es necesario (o enviarlo a otro lugar).
Hay dos formas de registrar estos movimientos: mediante números de serie o mediante códigos de barras en cada paquete individual dentro de un envío. Los números de serie funcionan bien cuando no llegan muchos paquetes a la vez a un mismo lugar; sin embargo, no son ideales cuando hay grandes envíos, ya que cada paquete necesita su propio número único asignado con antelación, y a veces esto no es posible porque algunas empresas no saben cuántos paquetes van a llegar de antemano.
Los códigos de barras resuelven este problema al permitir que los escáneres de los camiones que transportan simultáneamente varios envíos de distintos proveedores (e incluso de distintos tipos) puedan identificar todos los productos de esos envíos, independientemente del número de artículos que contengan.
Entradas y Salidas de Almacén en Formato: Inspección de entrada
El albarán de entrada y salida es un documento utilizado para registrar la entrada de mercancías en un almacén. Este documento lo elabora la persona que firma el albarán o libro de entradas y te lo entrega cuando recibes tu pedido en las instalaciones.
Inspección de entrada
La inspección de entrada es un proceso de comprobación de las mercancías recibidas de los proveedores con respecto a los pedidos de compra, la lista de empaquetado y la factura. Se realiza para garantizar que las mercancías recibidas están en buen estado y se ajustan a las especificaciones.
La inspección de entrada implica varios pasos:
- Inspección de las mercancías a la recepción
- Identificación de discrepancias en cantidad o calidad.
- Documentación de los defectos detectados
Operaciones de Recogida/Embalaje
Los formato de almacén se expiden cuando se recogen las mercancías de los proveedores. El receptor es responsable de garantizar que todas las mercancías estén correctamente embaladas, etiquetadas y cargadas en sus vehículos antes de transportarlas al almacén o tienda.
Los recibos de almacén también pueden utilizarse para recoger mercancías de empresas de transporte que entregan mercancías en un almacén o tienda en nombre de sus clientes. En este caso, el receptor debe asegurarse de que toda la información que figura en el recibo es exacta antes de aceptar cualquier entrega en sus instalaciones.
Los receptores deben comprobar que las mercancías se han enviado exactamente según lo solicitado, cotejando las etiquetas con los pedidos realizados por los clientes o las instrucciones de la dirección sobre las condiciones de almacenamiento, etcétera.
El formato de entradas y salidas de almacén es más complicado de lo que se piensa.
Es más complicado de lo que pueda pensar.
De hecho, existen muchos formatos diferentes para las entradas de almacén y las expediciones. He aquí un rápido resumen de los más comunes:
- Entradas: Se utilizan para registrar cuándo se han recibido mercancías en su almacén o depósito. También pueden utilizarse para transferencias entre ubicaciones dentro de su empresa (por ejemplo, de un almacén a otro).
- Salidas: Cuando se venden productos, este documento registra cuáles se vendieron y cuándo se vendieron (si procede). También puede incluir detalles sobre los descuentos o reembolsos concedidos en el punto de venta; generalmente aparecerán en una hoja de resumen adjunta junto a cada partida enumerada en la(s) página(s) principal(es) de su(s) formulario(s) de salida. Utilizará un formulario de expedición por línea de producto; si tiene varias líneas en stock en un momento dado, cada línea necesitará su propio formulario.
Conclusión: Entradas y Salidas de Almacén en Formato
En resumen, la recepción y expedición en almacén tiene muchas partes móviles. Puede resultar confuso hacer un seguimiento de los distintos procedimientos y formatos, pero es importante que lo haga si quiere que su empresa funcione sin problemas. Lo mejor que puede hacer es asegurarse siempre de que todos los implicados entienden lo que hay que hacer antes de empezar a trabajar un día cualquiera, y si algo sale mal (como la pérdida o el deterioro de un pedido), que no cunda el pánico.
Tómate un tiempo libre y averigua qué ha fallado antes de volver a intentarlo; nadie quiere que ocurran accidentes por no estar lo suficientemente preparado de antemano.
