Las políticas y procedimientos de compra son fundamentales para cualquier empresa. Ayudan a la empresa a ahorrar tiempo y dinero al comprar suministros o equipos para la oficina, lo que significa que sobrará más efectivo para otros proyectos. Las políticas de compras también ayudan a proteger a la empresa del fraude, el despilfarro y el abuso. Este artículo le guiará a través del proceso de creación de políticas de compras de una empresa para que sus empleados sepan cómo adquirir artículos para sus departamentos.
Contenido
- Cómo diseñar políticas de compras de una empresa
- Permitir que los empleados sepan lo que se necesita para comprar suministros o equipos.
- Cree una lista de proveedores aprobados para su empresa.
- Permita que los empleados envíen solicitudes de nuevos proveedores a medida que aparezcan.
- Establezca un límite de dinero que se puede gastar en cada proveedor.
- Asegúrese de que todos los departamentos comprenden las políticas y las normas de compras de una empresa antes de empezar a realizarlas.
- Revise periódicamente sus procedimientos y políticas de compras.
- Siga estos pasos y dispondrá de un proceso eficaz que le ahorrará tiempo, dinero y confusión para crear políticas de compras de una empresa
- Conclusión: Cómo diseñar políticas de compras de una empresa
Cómo diseñar políticas de compras de una empresa
Permitir que los empleados sepan lo que se necesita para comprar suministros o equipos.
El siguiente paso es informar a los empleados de lo que se necesita para adquirir suministros o equipos. Esto puede lograrse distribuyendo un manual de política de compras, en el que se describa el proceso de compra y se facilite información sobre cómo presentar solicitudes para su aprobación. Los empleados deben saber:
- Qué se les exige antes de realizar una compra (por ejemplo, la aprobación de la dirección).
- De cuánto tiempo disponen antes de que venza el plazo (por ejemplo, dos semanas).
Cree una lista de proveedores aprobados para su empresa.
- Asegúrese de que dispone de una lista de proveedores homologados para su empresa.
- Asegúrese de que dispone de una lista de proveedores aprobados para cada departamento.
- Asegúrese de que la lista se mantiene actualizada, garantizando que todos los empleados tienen acceso a ella y pueden añadir o eliminar elementos según sea necesario.
- Revise periódicamente el contenido de este documento para asegurarse de que sigue siendo pertinente y exacto, y de que cumple todos los requisitos legales (como los relacionados con la salud y la seguridad).
Permita que los empleados envíen solicitudes de nuevos proveedores a medida que aparezcan.
Permita que los empleados presenten solicitudes de nuevos proveedores a medida que estén disponibles. Las políticas de compras de una empresa son lineamientos que deben apegarse los empleado para ahorrar dinero y evitar la insatisfacción de los clientes.
Es importante mantener actualizadas las políticas de compras. Si tiene un nuevo proveedor, asegúrese de que está aprobado antes de empezar a comprarle.
Establezca un límite de dinero que se puede gastar en cada proveedor.
Un límite es una cantidad máxima de dinero que se puede gastar en cada proveedor. Usted debe definir qué es un límite para su empresa, pero suele basarse en el precio medio de los productos vendidos por ese proveedor a otras empresas de su sector.
Por ejemplo, si vende pólizas de seguros y tiene tres proveedores de seguros diferentes (A, B y C), cada uno de ellos se encargará de proporcionarle un determinado tipo de póliza: seguro de automóvil, seguro de hogar, etcétera. Si quieres poner límites a lo que pueden cobrar por póliza al mes:
- El proveedor A cobra una media mensual de $100 por póliza de coche vendida.
- El proveedor B cobra una media mensual de $200 por póliza de hogar vendida.
Asegúrese de que todos los departamentos comprenden las políticas y las normas de compras de una empresa antes de empezar a realizarlas.
La parte más importante de su política de compras es comunicarla a todos los empleados. El segundo paso más importante es explicar la política a los nuevos empleados, para que sepan lo que se espera de ellos en términos de decisiones de compra.
También es una buena idea revisar las políticas periódicamente, ya que puede ser necesario ajustarlas en función de los cambios que se produzcan en el sector o el entorno empresarial.
Revise periódicamente sus procedimientos y políticas de compras.
Revise periódicamente sus políticas y procedimientos de compra.
Esto es importante porque le ayudará a mantener la política al día con la tecnología actual, y asegurarse de que todo el mundo sigue las mismas reglas.
Siga estos pasos y dispondrá de un proceso eficaz que le ahorrará tiempo, dinero y confusión para crear políticas de compras de una empresa
- Siga estos pasos y tendrá un proceso eficiente que le ahorrará tiempo, dinero y confusión.
- Los procesos son importantes porque te ayudan a ser más eficaz en tu trabajo. También facilitan que otras personas sigan los mismos pasos que tú cuando quieran hacer algo similar.
- Un proceso es una secuencia de actividades realizadas por una o varias personas para conseguir un resultado concreto (por ejemplo, comprar bienes). La ventaja de seguir un proceso es que garantiza la coherencia entre las tareas, lo que significa que se cometerán menos errores en cada paso del proceso de toma de decisiones de compra.
Conclusión: Cómo diseñar políticas de compras de una empresa
Las compras pueden ser un proceso difícil para cualquier empresa, pero no tienen por qué serlo. Siguiendo estos pasos y creando políticas que se ajusten a las necesidades de su empresa, ahorrará tiempo y dinero, además de mantener el orden.
